Proforma Fatura Nedir?

Proforma Fatura Hakkında

Proforma, kelime anlamı olarak resmi olmayan, varsayılan tahmin anlamına geliyor. Proforma fatura da benzer şekilde mali yükümlülüğü bulunmayan teklif faturası veya ön fatura demek. Ancak herkes gibi sizin de aklınıza şu soru gelebilir: Yapılan satış işlemleri için zaten gerçek bir fatura kesilmesi gerekiyorken neden öncesinde resmi geçerliliği olmayan bir fatura daha kesiliyor? 

Bu sorunun cevabı aslında faaliyet gösterdiğiniz sektöre bağlı olarak değişebiliyor. Örneğin; siz elektronik ürünler sattığınız bir mağazaya sahipseniz burada müşterilerinize proforma fatura kesmenizin hiçbir anlamı yoktur. Kayıtlı ve garantili işlem için doğrudan satış faturası kesmeniz yeterlidir. Ancak bir işletmenin farklı bir işletme için başta bazı bankacılık ve ihracat işlemleri olmak üzere çeşitli durumlarda özellikle güven kazanmak amacıyla proforma fatura kesmesi gerekebilir.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma faturada taraflar, bu belgenin resmi bir yükümlülüğü olmadığını bilerek ilgili işlemleri gerçekleştiriyor. Ancak proformanın kelime anlamından da tahmin edebileceğiniz üzere bu fatura türüne, yapılacak işlemler için bir örnek ya da ön fatura demek daha doğru olacaktır. Ek olarak bu faturanın genellikle işletme ve müşteri arasında değil daha çok iki işletme gibi ticari kimliğe sahip kuruluşlar arasında yapıldığını bilmekte fayda var. 

Proforma faturada satılacak ürünün; cinsi, miktarı, satış şartları, fiyatı ve benzeri detaylar yer aldığı için bu tarz faturaları satış öncesi müşterinin güvenini kazanmak, aynı zamanda kurumsal kimliğinizi ön plana çıkarmak ve işinize verdiğiniz önemin altını çizmek amacıyla kullanabilirsiniz. Diğer yandan siz proforma fatura kesmiyor olsanız dahi müşteri bu tarz bir taleple size gelebileceği için satış faturası dışında proforma gibi diğer faturaların da nasıl kesildiğini, üzerinde hangi bilgilerin yer alması gerektiğini bilmelisiniz.

Proforma Fatura Örneği Nasıl Olmalıdır?

Öncelikle bu fatura türünde kesinlikle “Proforma faturadır.” ibaresinin yer alması gerekiyor. Ardından faturada yer alması gereken diğer bilgiler geliyor. Bunlar;

• Faturanın tarihi
• Mal veya hizmet türü
• Satıcı ve alıcının adı / unvanı, adresleri
• Ödeme biçimi
• Malların menşei ülkesi 
• Teslim biçimi
• Mal ya da hizmetin birim miktarı, fiyat, tutarı 
• Malların ağırlığı, boyutları 
• Sevkiyat biçimi 
• Mallara dair ambalaj özellikleri ve benzeri ek bilgiler 
• Navlun ve sigorta prim miktarları 
• Düzenleyen kişinin imzası

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura keserken gerekli bilgiler kadar bu bilgilerin faturada nerelerde ve nasıl yer alması gerektiği de büyük önem taşıyor. İlk olarak faturanın sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih yazılmalı. Sol üst köşede ise alıcı ve satıcı belirtilmeli. Gövde adı verilen orta kısımda ise satılacak malların detaylı şekilde listesi yer almalı. Ayrıca proforma faturada temiz görünen ve hazır bir şablon içeren antetli kağıt kullanılması gerekiyor.

Proforma fatura kestiğinizde faturayı teslim alan taraf dahil kimse için herhangi bir yasal yükümlülüğünüz bulunmuyor. Ancak yasal yükümlülüğünüz olmadığı için gerçekleştirmeyeceğiniz işlemler adına çok sayıda proforma fatura keserseniz bu durum, işletmenize maddi açıdan zarar vermese de itibar ve güven açısından olumsuz etki yaratacaktır. Bu nedenle her fatura türünde olduğu gibi proforma fatura konusunda da dikkatli olmak gerekir.